Auditorias de Condomínios
A auditoria de condomínio é uma análise de todas as movimentações financeiras do condomínio, entradas e saídas, em conformidade com a convenção do condomínio, com as decisões registradas em atas das assembleias e, claro, com o Código Civil.
A auditoria condominial é uma prática que consiste em avaliar a gestão de um condomínio. Através dela é possível saber se os recursos financeiros estão sendo administrados de forma adequada, sem irregularidades.
Durante o processo, as documentações e a parte financeira do condomínio são analisadas. Alguns exemplos de itens verificados durante uma auditoria condominial, são:
- Situação das certidões do condomínio;
- Pagamento de impostos e guias;
- Gastos de acordo com o que foi aprovado nas assembleias;
- Realização correta das cobranças, de acordo com a fração ideal por unidade;
- Validação dos saldos e extratos bancários;
- Análise de contratos com prestadores de serviço;
- Existência de demandas judiciais.
Tipos de auditoria condominial
Existem dois tipos de auditoria condominial
1. Auditoria preventiva: para evitar a ocorrência de problemas futuros. É feita uma análise contábil para verificar e corrigir erros nas contas do condomínio.
2. Auditoria investigativa: acontece quando existe a desconfiança de que alguma fraude tenha sido cometida ou esteja em curso. Nesse caso, o objetivo é reunir provas sobre as ilegalidades praticadas e, assim, tomar as medidas cabíveis para penalizar os responsáveis.
Objetivos da auditoria condominial
Os objetivos da auditoria condominial podem ser resumidos em três pilares: acompanhar as contas, avaliar a gestão e evitar fraudes. Entenda melhor:
Acompanhar as contas do condomínio
Como os condomínios lidam com grandes quantidades de dinheiro, o síndico pode precisar de ajuda para deixar tudo em ordem. A auditoria condominial auxilia o acompanhamento das contas, revisando despesas e arrecadamento. Assim, o síndico conta com o amparo de um profissional qualificado, que oferece recomendações sobre como fazer o dinheiro do condomínio render mais e evitar problemas.
Avaliar gestão do condomínio
A auditoria condominial também pode funcionar como um termômetro da qualidade da gestão. Este parecer pode ser solicitado pelo conselho fiscal e pelos condôminos. Trata-se de um meio de evitar a má administração do condomínio.
Evitar fraudes no condomínio
Infelizmente, condomínios de todo o país são vítimas de práticas ilegais. Ao constatar a presença de fraude, o relatório da auditoria condominial torna-se prova que poderá ser utilizado na Justiça.
Quem pode fazer a auditoria?
Segundo os decretos 25 e 26 do DL 9295/46, apenas contadores e economistas formados podem realizar auditorias. Tanto a empresa, quanto o contador contratado devem ter seus registros no CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
Para garantir que os procedimentos sejam feitos sem interferência ou conflito de interesses, é importante que os responsáveis pela auditoria condominial não possuam vínculos com os gestores.
Outro pré-requisito para a auditoria é que ela seja pautada pela Norma Brasileira de Asseguração Contábil, emitida pelo CFC e pelo IBRACON (Instituto dos Auditores Independentes do Brasil).
Áreas auditadas
Em um condomínio, as áreas mais auditadas são as de pagamento das despesas básicas, como:
- Salários e encargos (com base na CLT)
- Contratos de terceirização (limpeza, segurança, portaria, jardinagem)
- Contas de consumo (energia e água)
- Contas de serviços de manutenção (por exemplo, elevador), além de compra de materiais
Como solicitar uma auditoria condominial?
Os trabalhos de auditoria podem ser solicitados pelos conselheiros e pelo próprio síndico, para ter segurança de que seu serviço está sendo bem-feito.
Os condôminos também podem solicitar. Para isso, é necessário fazer o pedido juntamente com a assembleia do condomínio, repassando todas as dúvidas e o que quer que seja auditado.
Como vimos, a auditoria condominial é um importante instrumento de fiscalização para qualquer condomínio. Ela ajuda a manter a regularidade da administração dos recursos e do bem comum, que tem destinação pré-determinada. Além de ser uma grande aliada para a boa gestão, ela garante a transparência entre os gestores, colaboradores e condôminos.
Existem 3 casos que tornam possível a revisão das contas do condomínio: (a) erro; (b) dolo; (c) coação.
Erro – quando há erros que não foram percebidos na apresentação das contas (nem mesmo pelo síndico). As contas só foram aprovadas porque esses erros passaram despercebidos.
Dolo – o síndico deliberadamente enganou os condôminos na aprovação das contas, escondendo documentos, ocultando informações ou distorcendo os fatos. As contas só foram aprovadas porque os condôminos foram ludibriados.
Coação – o síndico constrangeu a assembleia a aprovar as contas, mediante algum tipo de ameaça, que pode ser física ou moral. As contas foram aprovadas contra a vontade dos condôminos.
Somente Contadores com registro no Conselho Regional de Contabilidade podem emitir um relatório de Auditoria sobre as contas do condomínio.
O papel do Auditor não é justificar, defender, atender expectativas ou executar ações em relação a prestação de contas do condomínio. Isso é obrigação do Síndico com o auxílio do Conselho.
O Auditor através das Normas Brasileiras/Internacionais de Contabilidade (NBC) realiza os trabalhos de auditoria e mediante as análises das evidências obtidas durante os trabalhos, emiti uma opinião técnica sobre a Prestação de Contas através de relatório escrito.
A Norma de Auditoria mais apropriada para a realização de trabalhos de auditoria em condomínio é a NBC TO 3000 que dispõe sobre trabalhos de asseguração diferente de auditoria e revisão, visto que um condomínio não possui as demonstrações contábeis de uma empresa (Balanço, Demonstrativo de Resultado, Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração de Fluxo de Caixa), mas Prestação de Contas, conforme obrigação descrita nos artigos 1348 e 1350 do Código Civil.
As principais irregularidades identificadas
Quase que na totalidade dos casos, principalmente, há o desrespeito à legislação tributária.
Em grande escala, a não observância de retenções e recolhimentos de impostos é o item que mais irá aparecer.
Veja aqui as obrigações tributárias e contábeis do condomínio
Há casos de superfaturamentos, despesas efetuadas com apresentação de recibos sem valor legal, ausência de notas fiscais e até mesmo saques ou transferências, sem a devida escrituração.
Podem ser detectados o não atendimento pelo síndico da previsão orçamentária aprovada em assembleia, pagamentos realizados com multas (por atraso) sem ressarcimento pela administradora, ausência de relatórios gerenciais importantes nas pastas de prestação de contas, ausência de documentos trabalhistas obrigatórios etc.
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